این مجوز به استناد فرم درخواست ثبت سفارش که توسط بخش معاونت بازرگانی خارجی وزارت بازرگانی دراختیارمتقاضیان واردات کالا قرار می گیرد، پس از تکمیل اطلاعات مورد نظر و ضمیمه نمودن پرفرما به آن وبا طی مراحل و اخذ مجوزهای قانونی جهت واردات کالا مورد نظرصادر می گردد.

     فرم ثبت سفارش پرنشده فاقد ارزش بوده و برگ عادی تلقی می گردد که پس از تکمیل مشخصات متقاضی کالا از روی مندرجات پروفرما توسط وی و اخذ مجوزهای لازم وبررسی کارشناسی و ممهور نمودن مهر مخصوص و امضاء کارشناس ودرج شماره 8 رقمی ثبت سفارش که ردیابی آن با این شماره امکان پذیراست، فرم ثبت سفارش دارای ارزش و اعتبار می گردد و طبق ماده 8 قانون مقررات صادرات و واردات به آن مجوز ورود با مجوز ثبت سفارش نیز گفته می شود.

      برگه درخواست ثبت سفارش از 5 قسمت تشکیل شده است:

  1. مشخصات وهویت درخواست کننده شامل نام کامل متقاضی، شماره شناسنامه، شماره کارت بازرگانی ، نوع فعالیت، آدرس و.....
  2. مشخصات ثبت سفارش کالا شامل نام فروشنده، کشور تولید کننده، نام ومشخصات کالا، شماره تعرفه، ارزش کالا، شماره پروفرما، تاریخ پروفرما، نوع معامله، نوع ثبت سفارش، نوع قراردادو....
  3. مشخصات ثبت سفارش حمل شامل نام شرکت حمل کننده، کشورذی نفع، وسیله حمل، نوع بسته بندی، کشور مبدأ حمل، محل بارگیری، مرزورودی ، گمرک مقصدو....
  4. قسمت مربوط به مجوز دهندگان ورود کالا که اطلاعاتی نظیر نام وزارتخانه، نام و مشخصات کالا، میزان کالا، ارزش کالا، اعتبار موافقتنامه، محل تمدید مجوز و.... درج می شود.
  5. قسمت مربوط به بخش تخصیص دهنده ارز که شامل مبلغ ارز، محل سهمیه ارزی، کد تخصیص ارز، محل سهمیه ارزی، کد تخصیص ارز، نوع ارز، محل امضاء ومهرو ..... می باشد.

 

      در زیر برگ ثبت سفارش نیز شرح اختصاصی کلا با ذکرشماره فنی، مقدار و مبلغ فوب کالا ( FOB) هزینه حمل کالا، مبالغ ارزی کالاو... تکمیل ودر قسمت چپ آن نیزمجوز وزارت بازرگانی با قید میزان ارز خارجی تأیید می گردد و توسط دفتر ثبت سفارشات وزارت بازرگانی با تعیین نوع ارز و تاریخ صدور و اعتبار این مجوز ممهور به مهر خاصی( معمولاً مهر بیضی شکل) می گردد و سپس دردفاتر مربوطه ، مراتب ثبت و دریف دفتر و تاریخ آن دربالای صفحه اول درخواست ثبت سفارش به عنوان شماره مجوز ثبت قید و متعاقب آن متقاضی جهت انجام تشریفات گشایش اعتبار به بانک ارزی مربوطه مراجعه می نماید.

     ضمناً متن پروفرما نیز به مهر ثبت سفارش وزارت بازرگانی ممهور می گردد.