در اصطلاح بین المللی به پیش فاکتور Proforma  Invoice  می گویند و سندی است که فروشنده پس ازمذاکرات و مکاتبه اولیه طبق عرف تجارت با توافق قبلی خریدار جهت تأیید سفارش خریدار صادر و با توجه به این سند، خریدار قادر خواهد بود مجوزهای ثبت سفارش یا گشایش اعتبار را در کشور متبوعه خویش فراهم سازد.

پروفرما درواقع یک توافق مقدماتی معتبر قرارداد فروش قبل از مبادله پول و کالا می باشد. اطلاعات مندرج در یک پروفرما که متعاقباً صورتحساب فروش (فاکتور) برمبنای آن صادر می گردد، بایستی کلیه شرایط و توافقات فی مابین فروشنده و خریدار در آن درج شده باشد. در واقع پیش فاکتور سندی است که به موجب آن فروشنده شرایط پیشنهادی فروش کالای خودرا برا اساس قرار داد ویا توافق به عمل آمده به اطلاع خریدار می رساند و خریدار پس از مطالعه و بررسی قرارداد و پیش فاکتور و شرایط فروش مندرج در آن تصمیم به خرید کالا گرفته و یا در خواست تغییر یا اصلاح پیش فاکتور را می نماید.

آشنایی با اصطلاحات و اطلاعات مندرج دریک پروفرما و رعایت اصول و شرایط مورد نظرجهت از هرگونه ادعاهای بعدی و مغایرت ها جلوگیری خواهد نمود. در صورتی که معامله بر اساس پیش فاکتور صورت گرفته باشد، این سند جزء اسناد و مدارک لازم ( برحست ضرورت ) برای ترخیص کالا از گمرک می باشد.

اطلاعات مندرج در یک پیش فاکتورعبارت انداز:

  • نام و آدرس و مشخصات فروشنده
  • شرح کالا
  • تعدادکالا
  • قیمت واحد و قیمت کل
  • وزن کالا ( خالص و نا خالص )
  • تعداد و نوع بسته بندی
  • بندربارگیری کالا
  • بندرتخلیه
  • نحوه حمل
  • نوع وسیله حمل
  • زمان حمل کالا
  • نام بانک گشایش کننده اعتبار
  • نوع ارز
  • نوع پرداخت
  • زمان اعتبار پروفرما  ( یعنی تا چه مدتی این سند می تواند مورد استفاده قرار گیرد)
  • تعهد فروشنده مبنی بر اینکه مندرجات پیش فاکتور صحیح بوده و قیمت ها ثابت است و هیچگونه تبانی با اشخاص ذینفع یا  ثالث درارتباط با این پیش فاکتور انجام نگرفته و نخواهد گرفت.      
  • کد کالا در کشور محل سفارش ( تعرفه گمرکی)
  • شماره و تاریخ صدور پروفرما
  • و.......

 

زمانی که تنوع بسته بندی ویا اینکه محتویات بسته ها مغایر و یا مختلف باشند، ارائه لیست عدل بندی به گمرک ضروری می باشد. در غیراینصورت گمرک مکلف است کلیه بسته ها را باز نموده و بازرسی نماید.

Packing List   معمولاً توسط فروشنده و یا فرستنده کالا تهیه می گردد لیکن شرکت های تخصصی نیز وجود دارندکه به امر بسته بندی کالا مبادرت نموده وفهرستی از محتویات بسته ها و نوع بسته ها را تهیه می نمایند.

زمانی که کالا یکنواخت یعنی بسته بندی کالا از نظر ظاهر و محتویات یکسان باشند و این موضوع در فاکتور فروش کالا نیز به صراحت قید شده باشد ویا اینکه کالا به صورت باز وقابل رؤیت وارد و به گمرک اظهار شود نیازی به ارائه لیست عدل بندی نمی باشد.

اطلاعاتی که در متن فهرست عدل بندی ( Packing  List) درج می شود عبارت اند از:

  • تعداد بسته
  • تعداد ارقام هربسته
  • نوع بسته بندی
  • اندازه کالا
  • وزن خالص و ناخالص
  • مشخصات سفارش و فاکتور
  • و........

 فهرست عدل بندی کالا از جمله اسنادی است که در ارزیابی دقیق کالا توسط مأموران گمرکی بسیار اهمیت دارد.