برای خروج کالای وارده ازگمرک تحت هریک از عناوین پنجگانه مطروحه درماده 19 قانون امورگمرکی مصوب 1350 ( به استثنای ترانزیت داخلی اداری) صاحب کالا یا نماینده قانونی وی باید اظهارنامه مخصوص آن عنوان راکه اداره گمرک در اختیار اظهارکنندگان می گذارد، در دو نسخه تنظیم وبا قید تاریخ و امضاء به ضمیمه اسناد خرید و صورت عدل بندی ( صورت تنوع کالا) و گواهی مبداء و بارنامه حمل به گمرک تسلیم نماید. برگ حواله یا قبض انبارکه بایستی قبلاً از طرف موسسه حمل و نقل ( کشتیرانی، هواپیمایی، راه آهن یا هر بنگاه متصدی حمل که کالا رابه گمرک تحویل داده است) یا آورنده کالا به نام اظهارکننده پشت نویسی شده باشد، نیز باید به اظهارنامه ضمیمه شود.

       به استناد مفاد قانون امور گمرکی و ماده واحده قانون یکسان سازی تشریفات ورود و خروج کالا وخدمات از کشور، انجام تشریفات گمرکی اعم از قطعی و غیرقطعی جز در مواردی که در آیین نامه اجرایی امور گمرکی (موارد مشمول ماده 95 آئین نامه) تعیین می شود، منوط به تسلیم اظهارنامه به گمرک می باشد وبه نوعی مبنای انجام تشریفات گمرکی، تنظیم و تسلیم اظهارنامه گمرکی است.

       اظهارنامه واردات قطعی کالا اوراق چاپی است که توسط گمرک تهیه و برای تنظیم و تکمیل به صاحب کالا یا نماینده قانونی وی ، حامل یا موسسه حمل تسلیم می شود تا اطلاعات مربوط بوسیله حمل، مبداء ، بارگیری، تعداد محموله ، مشخصات حامل، تعداد بارنامه، شماره مانیفست، نام کشورمبداء و مقصد کالا، تعداد و نوع بسته ها، علامت و وزن کالا، نوع کالای محتوای بسته ها و در صورت امکان وزن خالص و ارزش کالا ، نام گیرنده کالا، نام و نام خانوادگی و محل اقامت تنظیم کننده اظهارنامه و امضای او، نام و پرچم و مبداء حرکت کشتی ونام صاحب یا فرمانده آن رادر آن درج و به گمرک اظهارنماید.

       سیستم آسیکوا بمنظور استاندارد نمودن اظهارنامه های گمرکی و سرعت بخشیدن به ترخیص کالا بوجود آمده است. فرم اظهارنامه   SAD از نظر گمرکی به چهارناحیه الف. ب. ج. د. تقسیم شده و هر ناحیه ازتعدادی خانه تشکیل شده است. ناحیه (الف) دربرگیرنده اطلاعات گمرکی کالا، ناحیه (ب) شامل حسابداری، ناحیه (ج) برای ترانزیت و ناحیه (د) برای رسیدگی گمرک می باشد. این اظهارنامه دارای 54 خانه می باشد.

    اسناد لازم جهت انضمام به اظهارنامه کالاهای وارداتی عبارت اند از

1.         قبض انبار

2.        فاکتور

3.        پیش فاکتور

4.        فهرست عدل بندی ( بسته بندی )

5.        ترخیصیه

6.        بارنامه

7.        مانیفست

8.        گواهی مبداء

9.        بيمه نامه

10.     مجوز ثبت سفارش

11.     کارت حق العمل (ترخیص کاری)

12.     کارت بازرگانی

13.     وکالتنامه

14.     گواهی بازرسی

15.     بیمه نامه

16.     مجوزها و گواهی های مورد نیاز( حسب مورد)

         لازم به توضیح است ، درصورتی  که واردات قطعی کالا از طریق سیستم بانکی صورت پذیرد، اسنادی نظیر اعلامیه فروش یا تامین ارز ، مجوز تقاضای گشایش اعتبار برای کالاهای وارداتی (L/C) نیز ضمن اظهارنامه واردات کالا به گمرک ارائه می گردد.